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Os condomínios estão cada vez mais complexos e muitos funcionam como uma empresa. Ao mesmo tempo, a rotina da maioria dos moradores anda bastante atribulada com trabalho, estudo e outras atividades. Isso significa que pode ser muito difícil para o síndico morador realizar todas as atividades que competem ao gestor do residencial. Para contornar esse problema, existe uma alternativa: a gestão compartilhada.

Mas será que esse modelo funciona? E, mais importante, será que ele está de acordo com as determinações legais sobre administração condominial? Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas. Continue lendo e se aprofunde no assunto!

Gestão compartilhada no condomínio: é possível?

Em primeiro lugar, vale adiantar que o artigo 1.348 do Código Civil determina que o síndico deve ser um representante legal do condomínio e essa responsabilidade não pode ser dividida do ponto de vista jurídico.

Porém, a lei também determina que o síndico pode “transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação de assembléia, salvo disposição em contrário da Convenção”.

Então, o que isso significa na prática? De forma resumida, quer dizer que o condomínio precisa de um representante jurídico, que assina a papelada, mas este também pode delegar funções.

Assim, é possível fazer uma gestão compartilhada do condomínio com a ajuda de outro síndico, gerente ou até de conselhos e comissões, desde que tudo seja formalizado na assembleia de condomínio.

Como organizar a gestão compartilhada?

Como citamos, existem muitas formas de dividir as tarefas na gestão compartilhada. O ideal, porém, é que exista um grupo fechado, com responsabilidades bem definidas.

Modelo de trabalho

Os formatos podem variar. Você pode:

• Atuar como síndico em dupla com outro morador,
• Ter o auxílio de um síndico profissional, ou
• Formar um conselho administrativo, com 3 ou 4 pessoas.

O importante é que a atuação de cada membro do time seja bem clara desde o começo.

Além disso, a gestão compartilhada ajuda a valorizar as habilidades de cada um dos escolhidos para a função.

Quer um exemplo? Digamos que o seu condomínio tenha dois síndicos. Se um deles tiver mais afinidade com trabalhos de escritório, pode cuidar das atividade administrativas, como contratos, fornecedores e relatórios contábeis.

Enquanto isso, o outro mais comunicativo fica responsável pelas demandas do dia a dia, como acompanhar obras e atender solicitações dos demais moradores. No fim, os dois dividem a remuneração e as responsabilidades.

Assim, as tarefas ficam muito mais leves. Principalmente naqueles empreendimentos com muitos moradores ou muitos recursos, que exigem manutenção constante, como piscinas, academias, salão de jogos, entre outros.

Inclusive, vale ressaltar que esse modelo é diferente da relação entre síndico e subsíndico que a maioria dos condomínios possui. Isso porque, na gestão compartilhada, ambos são igualmente responsáveis e possuem a mesma autoridade.

Lembrando que existe também a opção de dividir as responsabilidades entre síndico e administradora. Nesse caso, o síndico costuma atuar com as demandas do prédio em si, enquanto a empresa cuida da burocracia.

Comunicação

Para essa divisão funcionar, os gestores precisam de muita sincronia. Em primeiro lugar porque devem tomar decisões conjuntas, sem conflitos que atrapalhem a administração.

E, em segundo, porque as diferentes áreas de um condomínio estão sempre relacionados. Não tem como definir questões relacionadas com orçamento, gestão de pessoas e infraestrutura sem envolver as demais.

Por isso, os síndicos precisam de reuniões frequentes. A periodicidade pode ser definida de acordo com o volume de demandas, mas é interessante que pelo menos uma vez por semana eles tenham um horário para se encontrarem, mesmo que seja por videochamada.

Além disso, a internet pode ser uma importante aliada. Digitalizar documentos e compartilhar informações sobre o que acontece no dia a dia do edifício ajuda na hora de manter todo mundo atualizado.

Outra solução é utilizar um só e-mail para demandas do condomínio, do qual ambos tenham a senha. Quando não for possível digitalizar documentos, recomendamos que a papelada fique armazenada na sala da administração, se houver, e não na casa de alguém.

Comissões

Outra forma de organizar a gestão compartilhada pode ser por meio de comissões. Nessa situação, o síndico continua como responsável legal do condomínio. Porém, conta com o apoio de grupos de trabalho formados pelos moradores.

Esses times se responsabilizam por tarefas específicas, como reformas, eventos e outras atividades. Dessa maneira, as decisões são tomadas de forma coletiva, mas sempre com a validação dos condôminos. A assembleia virtual facilita a agilidade e o andamento dessa aprovação.

Aliás, uma das principais vantagens da gestão compartilhada é que o síndico ganha mais tempo para focar em uma gestão estratégica do condomínio. Ele consegue dar mais atenção para a previsão orçamentária, para a gestão de pessoas e até para implementar soluções tecnológicas que facilitem seu trabalho, como é o caso da portaria remota.

Então, para saber mais sobre essas e outras formas de otimizar a administração do seu condomínio, continue acompanhando o blog da Kiper! Aqui, você encontra novidades sobre tecnologia, gestão e economia que vão facilitar a rotina do seu trabalho.