A comunicação digital é uma das grandes tendências não só de empresas públicas e privadas, mas de qualquer um que deseja utilizar a tecnologia que tem em mãos. O celular é usado tanto para otimizar o tempo quanto para encontrar soluções rápidas para possíveis problemas. Gestores de condomínios, inclusive, já estão aderindo a aplicativos para facilitar a comunicação entre síndico e moradores, assim como para melhorar consideravelmente a administração do local. E uma dessas ferramentas que está cada vez mais comum no dia a dia é o grupo de whatsapp no condomínio.

Quando bem administrada, uma ferramenta como o grupo de whatsapp no condomínio pode servir de grande ajuda para a organização local. O problema é que nem todos os moradores conseguem enxergar o lado positivo dessa história, não só pelo grupo desse aplicativo em si, mas por qualquer dispositivo de mensagem. É preciso que tanto os síndicos quanto os administradores e moradores consigam ver com outros olhos essas novas tecnologias, que podem ter como base auxiliar a gestão e criar novos tipos de serviços. 

Não é que a comunicação à “moda antiga”, como avisos em quadros e elevadores, não seja eficaz, muito pelo contrário. É importante manter os tradicionais avisos aos moradores, já que nem todos têm acesso a uma conexão. Envio de e-mail também é muito eficiente. A questão é que o grupo de whatsapp no condomínio tem o poder de atingir os moradores de uma forma geral, inclusive aquele condômino que nunca aparece nas assembleias.

O que preciso fazer para criar um grupo de whatsapp no condomínio?

O primeiro fato a ser levado em conta é que em nenhuma hipótese o síndico pode criar esse grupo sem o aval dos moradores. O número de telefone é um dado pessoal, por isso, é responsabilidade do síndico/administrador zelar pelo sigilo.

O ideal é convocar uma assembleia com todos os condôminos e explicar a situação. Falar sobre os motivos de ter um grupo de whatsapp no condomínio e conferir se estão de acordo. Se necessário, fazer uma votação formal. Por isso, caso esteja pensando em adotar um aplicativo para facilitar a gestão, por mais simples que seja, o indicado é informar os moradores antes da aplicação dessa ferramenta.

Outra dica é criar regras para a utilização desse grupo. Nada de mensagens pessoais, correntes, memes ou mensagens de bom dia/boa noite. O grupo de whatsapp será um local destinado exclusivamente para tratar assuntos do condomínio, assim como avisos simples da gestão. Colocar esse tipo de limite evitará possíveis confusões entre os condôminos.

Quais são as responsabilidades do síndico e dos condôminos em relação ao grupo de whatsapp?

Quando aprovado, o grupo do aplicativo whatsapp deve ser administrado exclusivamente pelo síndico e/ou administradores.Caso o uso tenha sido aprovado via votação, aqueles que não querem fazer parte não são obrigados a entrar. Além disso, o síndico não tem responsabilidade legal pela criação do grupo.

Quem nunca teve problemas com os condôminos em relação a pagamentos ou brigas entre vizinhos? É de extrema importância que o síndico saiba como intervir nessas situações com calma e soluções adequadas para os envolvidos. Assim, não deve ser permitido que dentro do grupo ocorram crimes contra a honra, que se classificam como injúria, calúnia e difamação. Isso abrange tanto o síndico quanto qualquer morador. A pena pode ser financeira, com pagamento de indenização, ou até judicial.

É importante entender também que o grupo do whatsapp não pode ser utilizado para cobranças pessoais. Por exemplo, o síndico nunca deve cobrar o valor do condomínio em atraso pelo grupo, assim como já não era permitido no mural de recados.

Informações pessoais nunca devem ser expostas nesse grupo. Existe uma Lei geral de proteção de dados que garante que isso não aconteça. Dados sobre as finanças devem continuar no caderno original. Ainda não há uma lei que permita que esses números possam servir como documentos no mundo digital.

Assembleia virtual: é possível realizá-la?

Aprovado em agosto de 2019, o Projeto de Lei (PL) 548/2019 “permite que, quando o quorum especial exigido pela lei não for alcançado nas convocações presenciais das assembleias de condomínios, a correspondente deliberação possa ser tomada posteriormente, mediante votação eletrônica dos condôminos, em segmento virtual da reunião” (trecho coletado no Senado Federal).

Esse voto virtual seria de grande ajuda para a gestão, já que é bom para agilizar os processos dos condomínios e manter “por perto” aqueles condôminos que nunca aparecem nas reuniões. O PL está tramitando na Câmara dos Deputados.

Se implementado, o síndico deverá oferecer aos moradores dispositivos para a realização dessa votação. Lembrando que a assembleia virtual não anula a presencial. Ainda é melhor conversar presencialmente com as pessoas.

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