O mercado das administradoras de condomínio está cada vez mais concorrido. Por isso, as empresas que administram condomínios precisam buscar sempre novas formas de se destacarem para sobreviver nesse contexto. E uma das formas mais eficientes de se manter firme e forte nesse cenário é buscar formas de reduzir custos na administradora, seja para aumentar a rentabilidade ou para poder repassar preços menores e mais competitivos aos clientes.

Por isso, neste post daremos algumas ideias de como você pode reduzir custos na administradora de condomínios sem ter que fazer cortes profundos em seu orçamento. Boa leitura!

Como reduzir custos na administradora de condomínios

1. Revisar o planejamento

Organizar sua empresa é o primeiro passo para reduzir custos na administradora. Isso porque você não pode simplesmente começar a cortar gastos sem critério, pois pode prejudicar etapas importantes do negócio.

Por isso, avalie quais procedimentos afetam menos a geração de lucro, mas não se esqueça de todo o time envolvido nesse processo, pois o sucesso dessa operação dependerá também do esforço conjunto.

Contudo, lembre-se de que reduzir custos não pode significar de maneira nenhuma diminuir a qualidade de seu serviço. Caso contrário, você poderá ter o efeito inverso, e perder clientes – e renda – por cortes de gastos mal planejados.

2. Ampliar a oferta de serviços

Hoje em dia, oferecer apenas os serviços básicos reduz muito a rentabilidade de uma administradora. A cada ano, as margens de lucro vão ficando mais deficientes, e é preciso se reinventar oferecendo novos serviços. A administração não se sustenta somente com os serviços tradicionais de gestão.

Assim, uma das apostas que trazem mais rentabilidade é investir em tecnologias que ajudam na prestação de serviços para condomínios. Esse tipo de tecnologia, embora possa ter um custo inicial mais elevado, acaba gerando economia tanto para o condomínio quanto para a administradora, por realizar o trabalho de forma mais eficiente. A recorrência do uso faz com que o investimento se pague em pouco tempo.

Um exemplo são as portarias remotas, que acabam otimizando o trabalho das administradoras, já que os gastos com pessoal são reduzidos. Essa mudança pode significar uma economia de até 50% nas taxas condominiais (e, consequentemente, nos gastos da administradora).

3. Cuidar dos gastos da infraestrutura da administradora

Talvez você não tenha percebido, mas um dos ralos do orçamento da sua administradora pode ser a própria infraestrutura da empresa. Mesmo que sejam apenas algumas centenas de reais, isso pode comprometer o orçamento. Para reduzir custos na administradora relacionados à infraestrutura, tente:

-> Avaliar opções de terceirização, como alugar veículos em vez de ter uma frota própria, ou usar uma transportadora em vez de ter uma equipe interna responsável por entregas e transportes;

-> Desenvolver meios de atendimento online, como a emissão da segunda via de boletos ou requisição de espaços de uso comum;

-> Diminuir o valor das compras de produtos usados na empresa, como alimentos e itens de limpeza. Considere comprá-los no atacado;

-> Economizar com impressão, digitalizando documentos, tais como relatórios. Além de economizar com energia, papel e tinta, esse é um hábito muito mais seguro para lidar com documentação importante.

-> Economizar energia, aproveitando melhor a luz natural de sua empresa. Também substitua as lâmpadas antigas por modelos mais eficientes.

4. Usar softwares para automação da sua operação

Já falamos como a tecnologia pode auxiliar para aumentar sua oferta de serviços, mas ela pode também trazer benefícios à sua própria operação. Por exemplo, você pode ter um sistema de gestão de condomínios em nuvem, que garante a execução de tarefas recorrentes de forma muito mais rápida e eficiente que fazer essa gestão de forma manual.

Esses softwares permitem que as informações estejam disponíveis 100% do tempo, e ainda permitem que as operações sejam realizadas de forma segura, já que o armazenamento de dados é feito virtualmente, sem precisar de estrutura física ou ter risco de sobrecarga. Com isso, o quadro de funcionários se torna mais produtivo, e pode se focar em atividades mais estratégicas, deixando as questões mecânicas a cargo do software.

5. Ficar atento às cobranças dos bancos

As tarifas bancárias que uma administradora de condomínios precisa pagar podem reduzir e muito a lucratividade da empresa. Então, para reduzir custos na administradora com tarifas bancárias, é essencial revisar com cuidado se você não está pagando valores desnecessários aos bancos.

Por exemplo, a administradora precisa pagar todas as vezes que vai emitir um boleto, registrá-lo, cancelá-lo, emitir segunda via etc. Além disso, há as taxas de manutenção de uma conta bancária.

Por isso, uma boa ideia é executar processos manuais em lote com a ajuda de um sistema automatizado (como um software de gestão), o que pode se converter em uma economia de pessoal. Assim, aquilo que um colaborador levaria dias fazendo individualmente, um sistema automatizado pode fazer em questão de minutos.

Outra dica é buscar alternativas que possibilitam o pagamento dos boletos apenas no momento da liquidação. Uma delas é usar um facilitador de meio de pagamento que seja integrado ao sistema de gestão financeira da sua empresa. Assim, você não precisa enviar o arquivo de remessa ao banco nem precisa fazer a conciliação de forma manual. Tudo é automatizado.

E então, gostou de nossas dicas? Tem mais alguma dúvida ou sugestão? Então deixe seu comentário!