Não são apenas as empresas que precisam se adequar às novas exigências legais para obtenção da certificação digital — eSocial. Síndicos e administradoras de condomínios devem, obrigatoriamente, transmitir dados de seus funcionários ao governo pelo eSocial. Ao implantar o eSocial para condomínios, os empregadores passam a enviar ao governo informações trabalhistas, fiscais e tributárias dos trabalhadores de forma digitalizada.

O programa do Governo Federal visa padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Como a gestão condominial pode ser equiparada à de uma empresa, os condomínios precisam estar atentos às atualizações da legislação nesse sentido.

Dessa maneira, condomínios de todo país devem obter o Certificado Digital para a transmissão de dados de seus funcionários ao governo. Essa atualização é imprescindível e deve ser feita para evitar multas e transtornos ao condomínio e seus moradores. A transmissão eletrônica desses dados simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos funcionários, reduzindo a burocracia para gestores.

A certificação digital funciona com o uso do recurso da assinatura digital, que utiliza de criptografia para garantir a autenticidade e a segurança das informações transmitidas pelas empresas. Com o eSocial para condomínios, torna-se possível transmitir dados relativos às obrigações junto à Receita Federal e à Caixa Econômica, de forma unificada e inteiramente online via eSocial.

Guia prático para implantação do eSocial para condomínios

Previsto pelo Decreto nº 8.373, a implantação do eSocial tem como principal objetivo viabilizar a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas, simplificando o cumprimento das obrigações pelas empresas. Desde o dia 1º de julho de 2018, a implantação do eSocial para condomínios tornou-se obrigatória.

Entre as principais vantagens da implantação do eSocial para condomínios, podemos destacar:

– Registro imediato de novas informações, como a contratação de um funcionário;

– Integração e automatização dos processos;

– Unificação das informações sobre os funcionários do condomínio;

– Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos: INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho.

Apesar de ser de responsabilidade da administradora de condomínio a transmissão dos dados via eSocial quando contratada para realizar a gestão condominial, cabe ao síndico — seja ele morador ou profissional — repassar à empresa terceirizada as informações com antecedência. Assim, é possível evitar que o condomínio seja penalizado com multas, caso as novas regras não sejam seguidas corretamente.

Além disso, a sistematização das informações através do eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Portanto, independente da modalidade de contratação de serviços vigente, os condomínios devem se adaptar a atual exigência.

Para que o seu condomínio possa se adequar à legislação atual, confira a seguir os principais passos para implantar o eSocial para condomínios para obtenção do Certificado Digital.

Primeira etapa

Para fazer o Certificado Digital do condomínio, o síndico ou o profissional responsável precisa de um documento que comprove a constituição formal do empreendimento. De acordo com o Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), para fins de emissão do Certificado Digital de Pessoa Jurídica, referente aos condomínios, é preciso a comprovação de seu ato constitutivo registrado no Cartório de Registro de Imóveis.

No entanto, servem para o mesmo fim, o comprovante de inscrição junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) ou a convenção condominial e ata da assembleia geral de escolha do síndico, acompanhada da lista dos participantes da eleição.

Segunda etapa

Após obter o certificado social, o condomínio passa a enviar periodicamente, em meio digital, as informações relativas aos trabalhadores, como por exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.

Na prática, os gestores de condomínio devem enviar à entidades governamentais via eSocial todos os dados que já são registrados atualmente em algum meio físico como papel ou em outras plataformas online.

Terceira etapa

A partir de novembro de 2018 torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento dos funcionários do condomínio. Em seguida, é necessário realizar a substituição da Guia de informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada. Na última fase, deve encaminhar os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Caso o seu condomínio ou administradora já tenha se adequado ao eSocial para condomínios e queira saber se ele está válido, clique aqui e faça o teste de validade disponibilizado pela Serasa Experian.

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