Garantir a segurança e o conforto de todos os moradores de um condomínio deve ser uma responsabilidade do síndico e da administradora em conjunto. Mas é fundamental que exista uma divisão entre as tarefas de cada um para manter a organização. E durante a implementação de recursos como a portaria remota, esse alinhamento é ainda mais essencial.

Afinal, trata-se de uma decisão muito impactante, que pode influenciar na rotina de todos e, principalmente, na saúde financeira do empreendimento.

Neste artigo, você vai ver dicas para dividir as responsabilidades do síndico e da administradora durante esse processo. Continue lendo e confira!

O que é responsabilidade do síndico e da administradora?

Antes de mais nada, vale explicar de forma geral o que é responsabilidade do síndico e da administradora dentro do condomínio. Assim, vai ficar um pouco mais simples compreender como organizar essas tarefas durante a migração para portaria remota e adoção de novas tecnologias!

Síndico

O síndico é o representante legal do condomínio e suas responsabilidades estão descritas no artigo 1.348 do Código Civil. Ele pode contratar terceiros para auxiliar em algumas atividades, como contadores e até a administradora, mas ainda responde por diversas demandas.

De acordo com a lei, o síndico deve ser responsável pela prestação de contas aos moradores, mesmo que conte com o apoio de um contador ou da administradora para a parte mais burocrática.

Além disso, ele cuida da cobrança de condôminos inadimplentes, contrata fornecedores, convoca assembleias, intermedia conflitos e garante que o regimento do condomínio seja cumprido.

Administradora

Enquanto o síndico é responsável pela gestão mais estratégica do condomínio, a administradora geralmente atua como um braço direito, executando algumas ações necessárias e cuidando da parte jurídica.

Afinal, os condomínios atuais deixaram de ser apenas conjuntos residenciais. Eles funcionam como empresas e exigem uma série de medidas legais e contábeis para garantir organização financeira e segurança aos moradores.

Nesse sentido, a administradora pode ficar responsável por atividades como:

• Previsão orçamentária do condomínio;

• Planejamento de gastos;

• Contratação;

• Pagamento;

• Demissão e contratação de funcionários;

• Entre outras.

Responsabilidade do síndico e da administradora na contratação da portaria remota

Agora que você viu o que é responsabilidade do síndico e da administradora em um condomínio, ficou mais claro de entender como distribuir as tarefas.

No caso da implementação de novas tecnologias no condomínio, como a portaria remota, as coisas funcionam de forma bem parecida. Veja a seguir 3 dicas para facilitar o processo!

1 – Entenda como funciona o processo de contratação

A contratação da portaria remota começa com uma pesquisa sobre as principais soluções disponíveis. Depois disso, o síndico costuma solicitar uma proposta para as empresas, que enviam um detalhamento sobre as tecnologias necessárias e práticas adotadas.

Isso significa que desde o início as duas partes devem tirar todas as dúvidas possíveis e entender todo o processo de contratação para conseguir dividir bem as responsabilidades e explicar tudo aos moradores mais para frente.

Defina quem vai fazer as primeiras reuniões com as empresas escolhidas, como vai ser feita a apresentação para o conselho do condomínio, quem vai convocar a assembleia e qual o regime de votação necessário: por maioria simples ou aprovação de, no mínimo, ⅔ dos presentes.

2 – Faça uma avaliação financeira

O síndico costuma acompanhar mais de perto as propostas e toma frente durante as negociações. Mas isso não significa que a administradora não deva se envolver.

Pelo contrário, geralmente é essa empresa que controla os orçamentos do condomínio e pode executar uma avaliação dos gastos e modificações necessárias para implementar o projeto.

Esse processo vai ser essencial depois para guiar o síndico e também como uma forma de convencer os condôminos das vantagens da portaria remota.

Afinal, essa ferramenta pode reduzir os gastos com folha de pagamento em 70% e baixar a taxa de condomínio em até 40%!

3 – Acompanhe os moradores durante a adaptação

É responsabilidade do síndico e da administradora acompanharem a adaptação do condomínio à nova rotina. Porém, com o auxílio da solução certa, essa tarefa fica muito mais simples.

Com as ferramentas da Kiper, por exemplo, o síndico tem acesso a suporte 24 horas por dia, sempre que necessário.

Além disso, nossos consultores estão à disposição para fazer reuniões com os moradores depois do primeiro mês de uso, para tirar dúvidas e acompanhar a implementação!

Eles também agendam os horários com os síndicos para cadastrar cada morador, entregar tags e controles remotos, explicar o funcionamento da portaria e tirar dúvidas.

Com a ajuda dos nossos profissionais, você vai conseguir entender ponto a ponto a responsabilidade do síndico e da administradora nesse processo, assim como vai encontrar as ferramentas que melhor se adequam ao seu caso.

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