A gestão da administradora de condomínio é um desafio num cenário em que as novidades chegam muito rápido. O papel dessas empresas são cada vez mais importantes no dia a dia de quem vive e trabalha em edifícios. Questões como cobranças, gestão e documentação de funcionários, orçamentos, pagamentos e serviços têm se tornado tão complexas que a solução tem sido contar com a administradora de condomínio para resolver esses assuntos e burocracias.

Mas, se a função da administradora é justamente resolver os problemas de síndicos e condôminos, a sua própria gestão pode se tornar um problema para essas empresas se não for feita de forma clara e organizada.

Por isso, neste post selecionamos alguns dos desafios da gestão da administradora de condomínio e algumas dicas de como sua administradora pode resolvê-los. Acompanhe!

Defina as funções da gestão da administradora de condomínio

Ainda há muitas dúvidas no mercado e entre clientes sobre quais são as funções da administradora de condomínio e do síndico na gestão condominial. Podemos dividir essas funções em quatro categorias: gestão administrativa, gestão de assuntos jurídicos, gestão financeira e gestão de recursos humanos.

É claro que boa parte dessa divisão depende dos planos oferecidos por cada administradora, mas alguns serviços são indissociáveis da função, como assessoramento ao síndico e ao conselho fiscal, contabilidade condominial (por exemplo, a previsão orçamentária), emissão de documentos de cobrança do rateio de despesas aos condôminos e gerenciamento de arquivos documentais.

Outros aspectos que costumam ser gerenciados pela administradora:

• Gestão administrativa: emissão e distribuição e cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias gerais; gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança de acordo com as normas do Corpo de Bombeiros, legislação municipal (CONTRU) e normas técnicas da ABNT; etc.;

• Gestão de assuntos jurídicos: consultoria tributária, fiscal e trabalhista; emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações; etc.;

• Gestão financeira: prestação de contas mensais; elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária; etc.;

• Gestão de Recursos Humanos: preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria; Salário-família – controle/concessão; etc..

É de suma importância que gestão da administradora de condomínio contemple exatamente quais serão suas tarefas em relação aos clientes, para que não haja por parte desses a cobrança de serviços que não estão a cargo da administradora.

Determine o tipo de gestão da administradora de condomínio e os pormenores da mensalidade em contrato

Como dissemos, a oferta de serviços oferecidos à gestão da administradora de condomínio muitas vezes é grande. Como exemplo, podemos citar a cogestão, alternativa muito adotada, em que a empresa exerce as funções básicas de contabilidade e gerenciamento de documentos, ficando a cargo do próprio condomínio outras questões.

Contudo, para que o fluxo de trabalho funcione, tudo isso precisa estar minuciosamente contido em um contrato, bem como qual é a consequência em caso de descumprimento de uma das partes. Não se esqueça de que o contrato deve passar segurança e profissionalismo para os clientes, para que não haja desconfiança da competência e do compromisso da administradora.

Em relação à mensalidade, o valor, é claro, depende da complexidade do condomínio, e deve-se considerar questões como área de lazer, folha de pagamento, número de unidades e volume financeiro administrado. Outros fatores que influenciarão no valor da mensalidade, e que devem ser deixados claros no contrato, são a cobrança ou não do 13º salário, se será praticada a conta pool ou conta vinculada etc.

Cuidados com fraude para não ter prejuízos

Infelizmente, nunca há como evitar fraudes e prejuízos na totalidade. Contudo, algumas boas práticas podem ser adotadas para reduzir as chances de problemas financeiros na gestão da administradora de condomínio.

Uma delas é que haja sempre um conselho fiscal junto ao síndico para realizar um acompanhamento conjunto de tudo o que é realizado, por exemplo: alvarás e balancetes mensais, cobranças e certidões negativas de débito etc.

No caso das contas atrasadas, é preciso que haja um monitoramento regrado em relação ao pagamento de multas e juros. Algumas medidas de segurança podem ser tomadas para tornar o processo mais tranquilo para ambas as partes, como o uso de títulos de capitalização.

Caso já tenha ocorrido a fraude, a solução é deixar que advogados e o setor jurídico resolvam o caso, buscando recuperar o prejuízo e penalizar os envolvidos.

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