O uso de soluções tecnológicas inovadoras tem sido a alternativa adotada em condomínios que buscam aliar a economia de recursos à melhora no nível de segurança do empreendimento. No entanto, diante da infinidade de opções disponíveis no mercado, é preciso saber escolher uma empresa de portaria remota especializada nesse tipo de solução para evitar contratempos.

Apesar de ser uma das principais tendências no mercado de condomínio, a portaria remota é uma tecnologia bastante recente que exige do síndico cuidado redobrado na hora de optar pela empresa a ser contratada. Uma forma de fazer a contratação desse tipo de serviço de forma acertada é seguir algumas dicas acerca do funcionamento da solução escolhida.

Isso ajuda o síndico a conhecer os principais diferenciais que um sistema de gestão de condomínio deve ter para repassar aos condôminos durante a assembleia em que será votada a contratação da melhor solução.

Então confira as dicas que selecionamos para você contratar uma empresa de portaria remota com segurança. Boa leitura!

13 dicas para contratar uma empresa de portaria remota

1. Tenha um projeto personalizado

Para você ter um sistema de portaria remota bem feito, tudo começa com o conceito do projeto. Assim, a primeira exigência é que o consultor de segurança vá até seu condomínio, analise-o e proponha um projeto personalizado.

Isso porque cada condomínio é diferente, e tem necessidades distintas. O consultor precisa conversar com síndicos, condôminos e moradores para entender as dores e do que eles necessitam. Além disso, o projeto precisa ser detalhado (posicionamento de câmeras, de sensores, de motores, como funcionam as diferentes ferramentas etc). Não exija apenas um kit; mas uma solução para seu condomínio. Exija Kiper! Nós desenvolvemos projetos de acordo com as características e necessidades de cada condomínio.

2. Verifique como é realizado o acesso ao condomínio

Um levantamento realizado pela Polícia Militar do Estado de São Paulo aponta que 90% das invasões em condomínios residenciais ocorrem pela porta da frente. Isso levou muitos gestores a repensarem o modelo de portaria adotado. Pelo fato da portaria humana demandar custos elevados na taxa condominial e proporcionar baixa sensação de segurança aos moradores, cada vez mais condomínios estão optando pela terceirização da portaria e investindo na contratação de uma empresa de portaria remota.

No caso da portaria remota da Kiper, o fluxo de entrada e saída de moradores, visitantes, funcionários, prestadores de serviço e veículos é realizado a distância por meio de uma central de monitoramento que efetua o controle de acesso e monitora todos os eventos de forma ininterrupta ou por meio de QR Code via aplicativo, tag e controle de garagem.

Para a entrada e saída de veículos, os moradores do condomínio utilizam controles remotos com tecnologia de ponta anticlonagem para abrir e fechar os portões. O uso desses dispositivos de identificação de alta tecnologia permitem a passagem de forma fácil, rápida e segura. Além disso, possuem a função pânico para que seja acionado em caso de emergência.

3. Exija um procedimento padrão ágil em caso de perda da tag, controle de garagem ou celular

Em caso de perda de algum destes dispositivos — tag, controle de garagem ou celular — a empresa precisa ter um procedimento padrão para lidar com a situação. O morador deve comunicar imediatamente a empresa de portaria remota contratada para que seja efetuado o bloqueio do dispositivo. Ao realizar o procedimento, o dispositivo deve deixar de funcionar para acesso ao condomínio. O funcionamento desse serviço deve estar disponível 24 horas por dia, sete dias da semana.

4. A tecnologia precisa funcionar em caso de falta de energia ou internet

Ao buscar no mercado pela solução de portaria remota ideal, é importante avaliar se a solução contratada funciona de forma ininterrupta e sem falhas. Caso contrário, a instabilidade na internet ou a falta de energia podem interromper os serviços e comprometer o acesso ao condomínio.

Para minimizar ao máximo possíveis falhas no sistema, todos os projetos de portaria remota elaborados pela Kiper são personalizados para atender às principais necessidades de cada condomínio. No momento da contratação do sistema, a empresa de portaria remota avalia a recorrência de falta de energia no condomínio, adequando o sistema de nobreak para que a falta de energia ou falha em algum equipamento seja diagnosticada de imediato e o controle de prevenção realizado automaticamente pelo sistema. Além disso, todos os projetos contemplam iluminação de emergência nas entradas de pedestres. Dessa forma, mesmo na falta de energia elétrica, a entrada ficará iluminada e segura.

5. O sistema de portaria remota não deve ser só para abrir portas

Geralmente, o profissional que trabalha na portaria faz muito mais do que abrir portas. Nesse sentido, o recebimento das entregas e correspondências costuma ser uma das principais dúvidas de síndicos e moradores com relação ao funcionamento da portaria remota. Normalmente, essa tarefa acaba sendo atribuída ao zelador, que precisa se responsabilizar pelo recebimento e entrega das correspondências aos moradores.

Com a instalação da portaria remota Kiper, todas as entradas, saídas, correspondências e entregas são controladas e monitoradas 24 horas por dia, sem interrupção. Além disso, a Kiper também oferece soluções tecnológicas específicas para recebimento de correspondências, a exemplo dos armários inteligentes.

Outras funções realizadas pelo porteiro, como apagar luzes, devem ser incluídas no sistema de automação da portaria remota. Assim, o controle de iluminação e dos portões eletrônicos do condomínio, bem como de tudo que possa ser incluído na automação, deve ficar a cargo da empresa de portaria remota.

6. Os acessos aos condomínios devem ser registrados em sistema

Optar por um sistema de gestão remota de segurança deve garantir aos síndicos ou gestores a automatização dos principais processos de rotina do condomínio. Dessa forma, o responsável pela administração do empreendimento pode se dedicar a atender demandas prioritárias e estratégicas para o bom funcionamento do condomínio e bem-estar dos moradores.

A Kiper oferece uma solução de portaria remota totalmente integrada que integra Hardware, Software e Know How para o controle e gerenciamento do acesso de condomínios a distância. O monitoramento é realizado por profissionais em uma base de atendimento remota e os equipamentos de última geração fazem o registro e armazenamento de vídeos, áudios e de todas as informações de autorização de entrada.

7. A empresa deve apresentar um relatório mensal de tudo o que aconteceu no condomínio

Embora tudo deva ficar registrado no sistema, é importante que a empresa forneça ao síndico e aos conselheiros um relatório mensal de tudo o que aconteceu no mês anterior: todos os acessos, todas as informações referentes ao sistema de portaria remota etc.

É importante saber, por exemplo, qual é a média de tempo que os visitantes estão aguardando, afinal, a empresa está prestando um serviço, e um bom atendimento faz parte dele.

Outros aspectos que devem constar no relatório são: como está o atendimento se o sistema caiu e por quê, quais manutenções foram feitas no condomínio etc. Tudo isso ajuda a identificar pontos de atenção e melhoria, e vai permitir que você exija mais qualidade do serviço.

8. Exija que a empresa tenha o contato e obtenha os equipamentos direto com o fabricante

Nos últimos anos, vemos um movimento de aproximação dos fabricantes de tecnologia com os consumidores finais. Isso tem em vista o monitoramento da qualidade de produtos e serviços.

Sendo assim, exija que a empresa de portaria remota tenha esse contato direto com o fabricante da tecnologia. Isso evitará que os equipamentos fiquem obsoletos, pois o fabricante costuma se preocupar em atualizá-los. Ele também se preocupará em apresentar novos recursos e em cumprir normas de segurança.

9. Jamais aceite orçamento por e-mail, por telefone ou por WhatsApp

A portaria remota é uma solução, não apenas um produto. Sendo assim, antes de ter um orçamento em mãos, a empresa precisa avaliar a situação, conhecer a realidade e entender as dores do seu condomínio. Ou seja, não pode simplesmente enviar um orçamento sem analisar o condomínio.

Infelizmente, muitas empresas simplesmente mandam um mesmo orçamento para vários condomínios, sem sequer analisar as especificidades de cada um. Fuja delas.

10. Visite a base de monitoramento da empresa e outros condomínios que tenham o sistema

Na hora de considerar uma empresa, peça a ela que evie uma lista dos condomínios nos quais instalou seu sistema, e escolha alguns para visitar. Não deixe que a empresa escolha, afinal, ela direcionar você para opções que não sejam “isentas”.

Uma vez no condomínio, converse com síndico e moradores e pergunte como as coisas funcionam, identifique se estão satisfeitos ou não com a solução. Também verifique a qualidade das instalações, pois isso é um indício da forma de trabalho e manutenção da empresa. Pergunte ao síndico como funciona a resolução de problemas.

Depois, visite a base de monitoramento da empresa para ver como o porteiro remoto opera, como é seu atendimento. Se a empresa não permitir a você conhecer sua operação, desconfie, pode ser um sinal de que o serviço não é de excelência.

O escritório da Kiper está de portas abertas para que você conheça nossa tecnologia.

11. Escolha um sistema que foi feito exclusivamente para isso

Escolha uma empresa que seja especialista em portaria remota, e que dedique todos os seus esforços em pensar neste mercado e entender suas dores. É esse tipo de empresa que possui tecnologia personalizada e que atenderá muito melhor à sua necessidade.

Além disso, empresas como a Kiper acompanham as normas vigentes no mercado, como a NBR 9077, que pauta sobre as saídas de emergência em edifício. Busque quem é referência e domina o assunto.

12. Exija um aplicativo específico para a portaria remota

Uma boa empresa de portaria remota deve oferecer um aplicativo que tenha várias funcionalidades, como é o caso do App Kiper.

Além do controle de acesso, o App Kiper oferece lista de convidados externos para eventos, monitoramento em tempo real da timeline de acessos. O aplicativo precisa trazer autonomia e privacidade aos condôminos.

13. O regimento interno precisa ser seguido

Evite empresas que tentam impor suas condições ao regimento do condomínio. Se o regimento determina algo, ele precisa ser cumprido. Assim, a empresa precisa não só segui-lo, mas também ser capaz de fazer com que ele seja respeitado por todos igualmente.

Pensando em contratar uma empresa de portaria remota especializada? Entre em contato conosco e esclareça suas dúvidas sobre as soluções tecnológicas para condomínios que a Kiper oferece.

Post publicado originalmente em 05/10/2018 e atualizado em 08/07/2019.